Imagina essa situação: sua empresa conquista a maior proposta da história com um cliente enorme, vai mudar de patamar, ter um novo status no mercado e tudo mais. Mas, na hora de fechar a contratação, esse novo cliente pede uma lista de documentos e tem lá coisas que você nunca ouviu falar, não possui, e no final a assinatura do contrato é cancelada.
Outro cenário: sua OSC consegue elaborar um projeto de grande repercussão, faz o engajamento com a comunidade atendida pela associação, prevê ganhos sociais e vários outros benefícios coletivos e para a entidade e acha o caminho para captar recursos com investidores públicos e privados. Mas, na hora de cadastrar o CNPJ para receber os aportes via termo de fomento, editais e leis de incentivo, descobre que tem um monte de documento faltando.
É exatamente para evitar essas situações que hoje o tema compliance é obrigatório na gestão de empresas e organizações da sociedade civil.
Embora não possua tradução direta do inglês para o português, o verbo to comply pode ser livremente entendido como o ato de cumprir as regras. Compliance, então, significa ter e manter em dia tudo o que a empresa ou OSC precisa para atuar dentro das normas e, mais ainda, para desempenhar plenamente todas as suas funções e atividades e para buscar suas metas e objetivos.
Num primeiro momento, portanto, compliance diz respeito a ter em dia todos os documentos necessários para a atuação da empresa ou da organização da sociedade civil. E não falamos somente de CNPJ aberto e regular, Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros do local de exercício da atividade e inscrição no órgão de atuação, quando obrigatório (como CREA e OAB).
Compliance também diz respeito a documentos que muitas vezes a empresa ou OSC ouviu falar, sabe que existe, mas que acabam negligenciados porque, mesmo sem eles, foi possível iniciar a atividade.
Licenciamento ambiental, por exemplo, é tão importante que a própria JUCESP exige um termo de compromisso do futuro empresário ou do agente social, no momento do pedido de abertura do CNPJ, afirmando que somente exercerá sua atividade mediante obtenção da licença junto ao órgão de meio ambiente competente.
Isso vale para o grande empresário e para uma OSC de grande representatividade e ampla atuação; vale também para o comércio do bairro, o escritório de pequeno porte e a associação recém-formada, ainda sem sede própria, operando em porta de garagem e com poucos envolvidos. Para toda atividade, seja ela potencial poluidora ou não, de impacto ambiental ou não, há uma modalidade de licenciamento ambiental obrigatório.
Aquele que atua diretamente sobre recursos naturais, ou com geração de efluentes, poluentes atmosféricos e afins, terá que obter as licenças prévia, de instalação e de operação. Atividades de menor porte ou impacto deverão obter sua regularidade mediante documentos chamados dispensa de licenciamento ambiental ou isenção de licença ambiental, que são também obtidos junto aos órgãos ambientais competentes (municipal, estadual ou federal) e devem respaldar a atuação do empresário ou da OSC, já que sua falta pode acarretar em penalidades contra a empresa, como multa, por exemplo.
Além da questão ambiental, outros documentos que comumente faltam no dia a dia da empresa e da OSC, até mesmo por desconhecimento de sua existência ou obrigatoriedade, são as certidões de MTR, referentes a geração e movimentação de resíduos sólidos, muitas vezes exigidos concomitantemente por mais de um ente da administração pública, e o Cadastro Técnico Federal do IBAMA, nas modalidades de potencial poluidor e de atividade com desempenho na área ambiental, obrigatórios para diversos ramos de atuação. Outros, como registro de rotulagem, controle de origem florestal, autorização da ANVISA etc., somente são obrigatórios para atividades específicas.
E, vale sempre lembrar, a falta de qualquer um desses documentos pode ser impeditivo para que a empresa ou a organização da sociedade civil exerça sua atividade, firme contratos ou receba aportes e incentivos de editais, termos de fomento e afins. No pior cenário, essa negligência pode acarretar em interdição, suspensão de atividades ou mesmo penalidade de multa.
Só que o compliance vai além do integral atendimento da documentação de funcionamento da OSC e da empresa. Seu conceito também guarda relação com a adequação e manutenção de documentos e posturas que mostrem à sociedade, aos parceiros e aos clientes, bem como aos investidores e ao Poder Público, que aquele CNPJ adota boas práticas e políticas internas anticorrupção, estratégias sólidas de governança corporativa, responsabilidade fiscal e tributária e afins.
É comum que a comprovação efetiva dessas boas práticas seja requerida por empresas que já as adotam, ou que possuem política interna de contratação somente com quem contemple determinados requisitos que vão além da regularidade documental. Da mesma forma, é faculdade do Poder Público ou de entes privados, em editais de apoio a OSCs e termos de fomento, exigir a comprovação de diversas posturas, inclusive como critério de habilitação para o pleito dos recursos.
Ter e manter o compliance em dia é, portanto, uma tarefa que passa pela gestão dos documentos básicos, demanda atenção com prazo de validade de declarações e certidões, que devem ser periodicamente atualizadas, e requer profundo conhecimento do funcionamento da empresa ou OSC, dos entes governamentais com quem se relaciona e do tipo de contratação ou investimento que o empresário ou associação pretende.
A Sempre-Viva Assessoria possui pessoal qualificado para atuar desde o diagnóstico da situação da empresa ou OSC até a implantação do compliance, com a completa regularidade do CNPJ, revisão de contratos e elaboração de políticas internas. Após, participa também da consolidação do compliance, com capacitação dos responsáveis para compreender as ações a serem tomadas, apoio direto na manutenção das conquistas do programa e nas avaliações e propositura de ajustes que eventualmente se façam necessários no futuro.
No mercado, nas relações comerciais e nas conquistas de aportes para projetos, o compliance é um enorme diferencial, cada vez mais procurado e valorizado. A Sempre-Viva Assessoria pode auxiliar sua empresa ou OSC na implementação de um projeto de compliance. Entre em contato que teremos prazer em te ajudar!
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